Fungsi-Fungsi Manajemen Pendidikan
Secara umum, ada empat fungsi manajemen yang sering orang menyebutnya
“POAC”, yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling. Dua
fungsi yang pertama dikategorikan sebagai kegiatan mental sedangkan dua
berikutnya dikategorikan sebagai kegiatan fisik. Suatu manajemen bisa
dikatakan berhasil jika keempat fungsi di atas bisa dijalankan dengan
baik. Kelemahan pada salah satu fungsi manajemen akan mempengaruhi
manajemen secara keseluruhan dan mengakibatkan tidak tercapainya proses
yang efektif dan efisien.
1. Fungsi Perncanaan (Planning)
Perencanaan menjadi pegangan setiap pimpinan dan pelaksana untuk
dilaksanakan. Dengan demikian, melalui perencanaan dapat dipersatukan
kesamaan pandangan, sikap dan tindak dalam pelaksanaan di lapangan.
Dapat pula dikatakan bahwa pimpinan harus mengetahui secara pasti tujuan
jangka menengah dan di atas perencanaan jangka panjang menengah ini
pula, ia harus menentukan perencanaan jangka pendek. Perencanaan jangka
pendek ini harus dirinci berdasarkan skala prioritas, mana yang harus
dikerjakan terebih dahulu dan secara bertahap serta terencana
melaksanakan tahap-tahap berikutnya sampai tujuan jangka pendek itu
dapat tercapai sepenuhnya, perlu diadakan evaluasi untuk menyempurnakan
langkah selanjutnya.
Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak berakhir bila rencana
tersebut telah ditetapkan, rencana yang harus diimplementasikan. Setiap
saat selama proses implementasi dan pengawasan, rencana-rencana mungkin
memerlukan modifikasi agar tetap berguna. Oleh karena itu perencanaan
harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibilitas, agar mampu menyesuaikan
diri dengan situasi dan kondisi baru secepat mungkin. Perencanaan adalah
proses dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya.
Perbedaan pelaksanaan adalah hasil tipe dan tingkat perencanaan yang
berbeda pula. Perencanaan dalam organisasi adalah esensial, karena dalam
kenyataannya perencanaan memegang peranan lebih dibanding fungsi-fungsi
manajemen lainnya. Fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan sebenarnya hanya melaksanakan keputusan-keputusan
perencanaan.
Salah satu aspek yang juga penting dalam perencanaan adalah pembuatan
keputusan (making decision), proses pengembangan dan penyeleksian
sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Ada empat tahapan dalam perencanaan, yaitu:
a) Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan
b) Merumuskan tujuan saat ini.
c) Mengidentifikasikan segala peluang dan hambatan.
d) Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
2. Fungsi Pengorganisasian (Organizing)
Fungsi pengorganisasian adalah suatu kegiatan pengaturan pada Sumber
Daya Manusia (SDM) dan sumber daya fisik lain yang dimiliki organisasi
pendidikan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta
menggapai tujuan pendidikan.
Pengorganisasian merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang
sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang
dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses
susunan struktur organisasi yaitu departementalisasi dan pembagian
kerja. Departementalisasi adalah pengelompokan kegiatan-kegiatan kerja
organisasi agar kegiatan-kegiatan sejenis saling berhubungan dapat
dikerjakan bersama. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu
organisasi dan tampak atau ditunjukkan oleh bagan suatu organisasi.
Pembagian kerja adalah perincian tugas pekerjaan agar setiap individu
pada organisasi bertanggungjawab dalam melaksanakan sekumpulan kegiatan.
Kedua aspek ini merupakan dasar proses pengorganisasian suatu
organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara efisien
dan efektif.
Ada beberapa pengertian organisasi antara lain:
a) Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya yang ada.
b) Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dan pada
tiap kelompok diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi
wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
c) Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
d) Cara para manajer membagi tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam
departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan dalam
pelaksanaan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal
mengelompokan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan
diantara para anggota organisasi dapat dicapai dengan efisien. Ada
beberapa aspek penting dalam proses pengorganisasian, yaitu :
a) Bagan organisasi formal;
b) Pembagian kerja;
c) Departementalisasi;
d) Rantai perintah atau kesatuan perintah;
e) Tingkat-tingkat hiraki manajemen
f) Saluran Komunikasi; dan
g) Rentang manajemen dan kelompok informal yang dapat dihindarkan.
Proses pengorganisasian terdiri dari tiga tahap, yaitu :
a) Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan setiap individu dalam mencapai tujuan organisasi,
b) Pembagian beban pekerjaan menjadi kegiatan-kegiatan yang secara
logika dapat dilaksanakan oleh setiap individu. Pembagian kerja
sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau
terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi
biaya yang tidak perlu.
c) Pengadaan dan pengembangan mekanisme kerja sehingga ada koordinasi
pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan
harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota
organisasi memahami tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisiensian
dan konflik.
3. Fungsi Pengarahan (Actuating)
Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat
para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara
efektif serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping
menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari
manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah lakunya
yang berbeda-beda. Ada beberapa pronsip yang dilakukan oleh pimpinan
perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :
a) Prinsip mengarah kepada tujuan.
b) Prinsip keharmonisan dengan tujuan.
c) Prinsip kesatuan komando.
Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan
maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan
tidak menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.
Cara-cara pengarahan yang dilakukan, seperti:
a) Orientasi: Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
b) Perintah: Merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada
di bawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu
pada keadaan tertentu.
c) Delegasi wewenang: Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan
melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepadabawahannya.
Beberapa hal yang tercakup dalan Actuating yaitu :
- Komunikasi organisasi. Komunikasi organisasi merunjuk pada pola
dan bentuk komunikasi yang terjadi dalam konteks dan jarngan
organisasi.Komunikasi organisasi melibatkan bentuk-bentuk komunikasi
antarpribadi dan komunikasi kelompok. Pembahasan komunikasi organisasi
antara lain menyangkut struktur dan fungsi organisasi, hubungan
antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya
organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan
dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama
lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal. Dalam teori-teori
organisasi ada dua hal yang mendasar yang dijadikan pedoman:
- Teori tradisi posisional yang meneliti bagaimana manajemen menggunakan jaringan-jaringan formal untuk mencapai tujuannya.
- Teori tradisi hubungan antar pribadi yang meneliti bagaimana sebuah organisasi terbentuk melalui interaksi antar individu.
- Coordinating.
Coordinating atau mengkoordinasi merupakan salah satu fungsi manajemen
untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan,
percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubungkan, menyatukan
dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang
terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Usaha yang dapat
dilakukan untuk mencapai tujuan itu, antara lain dengan memberi
instruksi, perintah, mengadakan pertemuan untuk memberikan penjelasan
bimbingan atau nasihat, dan mengadakan coaching dan bila perlu memberi
teguran.
- Motivating. Motivating atau pemotivasian kegiatan
merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi,
semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahannya melakukan kegiatan
secara sukarela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan. Pemberian
inspirasi, semangat dan dorongan oleh atasan kepada bawahan ditunjukan
agar bawahan bertambah kegiatannya, atau mereka lebih bersemangat
melaksanakan tugas-tugas sehingga mereka berdaya guna dan berhasil guna.
- Leading.
Istilah leading, yang merupakan salah satu fungsi manajemen, di
kemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskannya sebagai pekerjaan yang
dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang lain bertindak.
Pekerjaan leading, meliputi lima macam kegiatan, yakni 1) mengambil
keputusan, 2) mengadakan komunikasi agar ada saling pegertian antara
manajer dan bawahan, 3) memberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada
bawahan supaya mereka bertindak, 4) memilih orang-orang yang menjadi
anggota kelompoknya, serta 5) memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap
bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
4. Fungsi Pengawasan (Controlling)
Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah
salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu
mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan bawahan dapat diarahkan
ke jalan yang benar dengan maksud dan tujuan yang telah digariskan
semula. Controlling (pengawasan) ialah proses pengamatan daripada
pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi untuk menjamin agar semua
pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yang ditetapkan
(Ulbert Silalahi,2000). Pengawasan (controlling) dapat diartikan sebagai
proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang yang sudah dilaksanakan,
menilainya dan mengoreksi bila perlu dengan maksud supaya pelaksanaan
pekerjaan sesuai dengan rencana semula. (M. Manullang,1998).
Dari beberapa definisi di atas dapat disimpulkan, bahwa kegiatan
pengawasan dimaksudkan untuk mencegah penyimpangan-penyimpangan dalam
pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan dan sekaligus melakukan
tindakan-tindakan perbaikan apabila penyimpangan sudah terjadi dari apa
yang sudah direncanakan.
Oleh karena itu betapa eratnya hubungan antara perencanaan dan
pengawasan. Dalam perencanaan aktivitas organisasi, tujuan utama dan
sasaran serta metode untuk mencapainya ditetapkan dengan jelas. Dalam
controlling mengukur kemajuan kearah tujuan tersebut dan memungkinkan
pimpinan mendeteksi penyimpangan-penyimpangan dari perencanaan tersebut
tepat pada waktunya untuk melakukan tindakan sebelum penyimpangan
menjadi lebih jauh. Dapat kita tarik kesimpulan bahwa fungsi controlling
merupakan suatu proses untuk mengawasi segala kegiatan tertuju pada
sasarannya.
Kata “pengawasan” sering berkonotasi tidak menyenangkan, karena dianggap
mengecam kebebasan dan otonomi pribadi, padahal organisasi sangat
memerlukan pengawasan untuk menjamin tercapainya tujuan, sehingga tugas
manajer adalah menemukan keseimbangan antara pengawasan organisasi dan
kebebasan pribadi atau mencari tingkat pengawasan yang tepat. Pengawasan
yang berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreativitas dan
sebagainya yang akhirnya merugikan organisasi sendiri, sebaliknya
pengawasan yang tidak mencukupi dapat menimbulkan pemborosan sumber daya
dan membuat sulit pencapaian tujuan. Dari berbagai batasan pengawasan
(controlling), bahwa tujuan utama dari pengawasan ialah mengusahakan
agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan. Untuk dapat merealisasikan
tujuan utama, maka pengawasan pada taraf pertama bertujuan agar
pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan instruksi yang telah dikeluarkan dan
untuk mengetahui kelemahan-kelamahan serta kesulitan-kesulitan yang
dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan
tersebut dapat diambil tindakan untuk memperbaikinya baik pada waktu itu
ataupun waktu-waktu yang akan datang.
Dalam proses pengawasan lebih banyak meliputi tindakan mencari sumber
kesulitan dan mengoreksinya. Oleh sebab itu, tujuan fungsi control
antara lain adalah:
a) Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
b) Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
c) Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan datang, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
d) Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
e) Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan
Agar tujuan tersebut tercapai, maka akan lebih baik jika tindakan
control dilakukan sebelum terjadi penyimpangan-penyimpangan sehingga
lebih bersifat mencegah (preventif control) dibandingkan dengan tindakan
control sesudah terjadi penyimpangan (representative control). Control
suatu sistem akan menjadi efektif apabila:
a) Keluaran yang sesungguhnya diukur dengan tepat dan dibandingkan dengan keluaran yang diinginkan.
b) Keputusan-keputusan tindakan yang diperlukan dilaksanakan.
c) Umpan balik informasi cukup cepat untuk mengadakan
perbaikan-perbaikan sebelum factor-faktor dalam proses menjadi tidak
sesuai dengan perbaikan-perbaikan yang dibuat.